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Envie de dynamiser l’innovation? Boostez votre gestion de projet

ParIAadmin
La gestion de projet est une composante essentielle de l’innovation. Plus vous saurez mener à bien des projets, plus vous réussirez à transformer des idées en réalité commerciale.
Pour y parvenir, il ne suffit pas d’envoyer quelques cadres suivre une formation à la gestion de projet.
Pour être vraiment efficace, vous devez également choisir la bonne méthodologie de gestion de projet et les bons outils pour soutenir vos équipes de projet. Vous devez également vous assurer que les acteurs clés de la gestion de projet sont motivés et capables pour impulser l’innovation. Enfin, vous devez inculquer une culture de projet partout dans votre entreprise.
Même si cela demande des efforts, la bonne nouvelle est que lorsque vous y parviendrez, votre entreprise sera capable de mener à bien toutes sortes de projets, et pas seulement ceux qui sont axés sur l’innovation.

Un aperçu rapide la gestion de projet

Henry Gantt, inventeur du diagramme de Gantt
Issue de la théorie scientifique de la gestion, la gestion de projet en tant que discipline est née dans les années 1950 dans les domaines de l’ingénierie, de la construction et de la défense. Cela explique peut-être pourquoi de nombreuses méthodes utilisées dans la gestion de projet “classique” sont presque mathématiques (structure de découpage de projet (SDP), construction de diagrammes de Gantt, analyse du chemin critique…).
Depuis les débuts, le domaine de la gestion de projet s’est élargi pour inclure des éléments de gestion des personnes et de leadership, et il continue d’évoluer à mesure que de nouvelles approches et de nouveaux outils sont mis au point.
Le Project Management Institute (PMI)1 est un bon endroit pour trouver des informations plus détaillées sur les dernières réflexions en matière de gestion de projet. Cette organisation à but non lucratif a été créée en 1969 aux États-Unis et constitue une communauté de près de 3 millions de membres, qui fournit de l’aide, des conseils, des outils et des formations aux gestionnaires de projets du monde entier. Elle publie et met à jour le “Project Management body of Knowledge” (PMBOK)2, un ouvrage – disponible en français – qui sert de base aux meilleures pratiques de l’ensemble du secteur.

Décortiquer la gestion de projet

Selon le PMI : “La gestion de projet est l’utilisation de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques spécifiques pour fournir quelque chose de valeur à des personnes” (ma traduction).
D’après mon expérience personnelle, je décompose la gestion de projet en cinq éléments principaux. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, mais selon moi, il s’agit des principaux domaines à prendre en compte si vous souhaitez développer vos pratiques de gestion de projet.

Les cinq éléments essentiels

MÉTHODOLOGIES. Utilisez la (les) bonne(s) approche(s) pour gérer vos projets.
ÉQUIPES. Placer les bonnes personnes dans les bons rôles, avec motivation et clarté.
COMPÉTENCES. Développer les compétences et les techniques de gestion de projet.
OUTILS. Utiliser les outils logiciels de gestion de projet appropriés.
CULTURE. Instaurer une culture de réalisation de projets à l’échelle de l’entreprise.
Supposons que tous ces éléments de gestion de projet fonctionnent bien. Cela signifie-t-il que votre réalisation de l’innovation sera parfaite ?
Eh bien, non.
En effet, il existe un autre élément dont vous avez besoin, mais qui ne fait pas strictement partie de la gestion de projet en tant que telle. Il s’agit de la gestion du portefeuille de projets (“Project Portfolio Management” – PPM – en anglais), qui fait l’objet d’un autre article (voir encadré 1).

ENCADRÉ 1 : “Project Portfolio Management”

Selon le PMI, la gestion de portefeuille “… se réfère à la gestion centralisée d’un ou plusieurs portefeuilles de projets pour atteindre des objectifs stratégiques” (ma traduction).
Cela ne fait pas partie de la gestion de projet en soi, mais elle y est fortement liée, car même des projets bien gérés peuvent ne pas aboutir si le portefeuille global n’est pas piloté et priorisé correctement.
Une gestion efficace du portefeuille est un autre facteur clé de succès pour la mise en œuvre de l’innovation et ce sujet mérite un article à part entière.
Mais une fois que vous avez mis en place une bonne gestion de projet, soutenue par une bonne gestion de portefeuille, quels sont les avantages que vous pouvez en attendre ?

1. Une bonne gestion de projet favorise l’obtention de meilleurs résultats

L’innovation est réalisée par des projets et les projets sont mieux réalisés lorsqu’ils sont bien gérés.
Selon l’enquête 2020 pulse du PMI4, les entreprises ayant une grande maturité en matière de gestion de projet ont obtenu de meilleurs résultats que celles qui ne sont pas matures :

Performance des projets : niveau de maturité élevé vs faible

Objectifs atteints: 77% vs 56%
Budget respecté: 67% vs 46%
Dans les délais: 63% vs 39%
Changement de périmètre: 30% vs 47%
Échec du projet: 11% vs 21%
Ainsi, un plus grand nombre de vos projets d’innovation atteindront leurs objectifs tout en respectant les délais et le budget. De plus, la portée de vos projets d’innovation ne dérivera pas autant et vous aurez deux fois moins d’échecs d’innovation qu’aujourd’hui.
Outre l’amélioration du résultat final, la mise en place d’une bonne gestion de projet dans votre entreprise apporte d’autres avantages.

2. Une bonne gestion de projet apporte de la clarté

La clarté au sein de l’organisation est l’un des principaux avantages de pratiques de gestion de projet bien établies.
Les projets sont les éléments de base de votre programme d’innovation. Au niveau de l’encadrement supérieur, une bonne compréhension des projets permet d’avoir une vue d’ensemble. Et lorsque vous savez clairement comment le portefeuille d’innovation progresse, vous pouvez prendre de meilleures décisions pour l’avenir de votre entreprise.
En dehors des cadres supérieurs, l’ensemble de l’organisation bénéficie de cette clarté. Par exemple, tout le monde sait ce qu’est un projet et ce qu’il n’est pas. Les gens comprennent les rôles et les responsabilités dans et autour des projets. Tout le monde utilise le même vocabulaire pour parler des projets. Les équipes utilisent les mêmes méthodes et outils pour s’attaquer à des tâches complexes.

3. Une bonne gestion de projet mobilise et motive

Dans de nombreuses organisations, le travail effectué pour mettre en œuvre l’innovation est moins visible que le travail quotidien effectué pour gérer les activités existantes. Il en va de même pour les résultats de l’innovation par rapport aux résultats des ” opérations courantes “.
Pour les personnes qui travaillent sur l’innovation, l’absence de résultats immédiats, combinée au manque de reconnaissance, peut être frustrante. Mais ce problème se pose moins dans les entreprises qui reconnaissent la bonne gestion de projet.
Lorsque les projets d’innovation sont bien définis, que les équipes qui les mènent sont bien connues et que les progrès réalisés sont largement connus, le profil des praticiens de l’innovation est rehaussé. Les personnes dont la contribution à l’entreprise aurait été obscure sont valorisées et vues sous un nouveau jour.
Être chef de projet devient bien plus qu’une extension du travail quotidien. Il devient un rôle important et valorisé au sein de l’entreprise.
Les équipes de projet sont responsabilisées. Une communauté se forme, où les praticiens de l’innovation peuvent échanger des conseils et apprendre les uns des autres.
De plus, l’ensemble de l’organisation est davantage sensibilisé et engagé dans l’innovation. Il existe un enthousiasme à l’égard de ce qui se profile à l’horizon.

Quels sont donc les éléments à prendre en compte pour une gestion de projet efficace ?

Revenons sur chacun des cinq éléments que j’inclus dans la gestion de projet.

MÉTHODOLOGIES

La première chose dont vous avez besoin est une méthodologie de gestion de projet adaptée à vos besoins d’innovation. Il peut même s’agir de plusieurs méthodologies – après tout, vous n’êtes pas obligé d’utiliser une seule méthode pour tous vos projets d’innovation.
Et il existe un grand nombre de méthodologies parmi lesquelles choisir5.
La plus courante est de loin l’approche ” Waterfall ” (en cascade) de planification linéaire développée dans les années 1950 et adoptée par le PMI. C’est l’approche classique que la plupart des gens ont à l’esprit lorsque l’on parle de “gestion de projet”. Vous avez probablement aussi entendu parler des méthodes agiles, comme le cadre Scrum, ou des méthodes allégées, comme Kanban. Il existe également une approche hybride Agile/waterfall qui gagne en popularité.
Si aucune de ces solutions ne vous convient, vous pouvez également inventer votre propre approche.
Quoi qu’il en soit, comme 77 % des entreprises, vous devez mettre en place une méthodologie de gestion de projet3. Et pour être clair (car certaines entreprises commettent cette erreur), il ne s’agit pas de la même chose que votre méthodologie d’innovation – voir l’encadré 2.

ENCADRÉ 2 : La méthodologie de l’innovation n’est pas une méthodologie de gestion de projet

Votre méthodologie de gestion de projet n’est pas la même que votre méthodologie d’innovation.
Qu’est-ce que j’entends par “méthodologie de l’innovation” ? Il s’agit de la manière dont vous gérez votre innovation, de l’idée au lancement sur le marché. Voici un exemple.
Le processus bien connu du stage-gate®, généralement utilisé pour le développement de nouveaux produits, est un exemple de méthodologie d’innovation. Vous avez besoin d’une méthodologie d’innovation ET d’une méthodologie de gestion de projet, et elles doivent bien fonctionner ensemble.

ÉQUIPES

Chaque méthode de gestion de projet comporte des rôles qui sont absolument essentiels à la réussite et, quelle que soit la méthode choisie, vous devez avoir les bonnes personnes dans ces rôles.
Certaines de ces fonctions étant complexes et importantes, vous devez les rendre suffisamment attrayantes pour attirer des personnes talentueuses. En outre, vous devez veiller à ce que les rôles clés de la gestion de projet soient parfaitement clairs pour tous les membres de l’entreprise.
Les personnes occupant des postes clés doivent comprendre et assumer pleinement leur rôle. Elles doivent avoir le sentiment que ce rôle leur correspond et se sentir valorisées parce qu’elles apportent quelque chose d’important à l’entreprise. Elles doivent également sentir qu’elles doivent rendre des comptes et assumer des responsabilités.
De quels types de rôles s’agit-il ?
Dans la gestion de projet “classique”, les chefs de projet jouent un rôle central, mais les membres de l’équipe projet sont également importants. Si vous utilisez une méthodologie Scrum, vous devrez vous assurer que vos Scrum Masters et vos Product Owners sont en place et qu’ils ont l’énergie nécessaire pour mener à bien le projet. En Kanban, il en va de même pour les Service Delivery Managers et les Service Request Managers.
Jusqu’à présent, nous avons parlé de la compréhension et du rôle des personnes au sein des équipes de projet. Les personnes extérieures à l’équipe de projet peuvent également avoir des rôles clés et ceux-ci sont tout aussi importants.
Je parle de rôles tels que les Sponsors – cadres supérieurs qui défendent le projet auprès de leurs pairs à un niveau élevé de l’entreprise – et les Stakeholders (parties prenantes) – personnes qui peuvent avoir une influence positive ou négative significative sur la réussite du projet.

COMPÉTENCES

Une fois que les rôles et les responsabilités de chacun sont clairement définis, il faut qu’ils possèdent les compétences adéquates en gestion de projet pour être en mesure de mener à bien les projets. C’est là qu’intervient la formation à la gestion de projet : des sessions au cours desquelles les équipes de projet apprennent les méthodes et les compétences de base pour mettre en place et gérer un projet.
Les compétences nécessaires sont à la fois “hard” (savoir-faire) et “soft” (savoir être). Elles dépendent dans une certaine mesure de la méthodologie de gestion de projet que vous utilisez et du rôle de l’individu dans le projet. Par exemple, les chefs de projet ont besoin d’un éventail de compétences plus large que les membres de l’équipe de projet. Les projets utilisant la méthode Scrum nécessiteront moins de planification à long terme que les projets utilisant la méthode Waterfall.
Voici quelques exemples de compétences typiques en matière de gestion de projet:

Savoir-Faire

méthode de découpage de projet
planification de projet
programmation de projet
suivi de projet
suivi de budget
gestion des risques
estimation des ressources

Savoir-Être

leadership d’équipe
la communication
gestion des parties prenantes
la résolution de problèmes
l’adaptabilité
gestion des conflits
gestion du temps
La liste peut être longue. L’important est que vous commenciez à développer ces compétences dans votre organisation en fonction de vos besoins émergents.

OUTILS

La planification, le suivi, la gestion des risques et toutes les autres activités liées à un projet peuvent rapidement devenir ingérables sans un logiciel de gestion de projet spécialisé.
Oui, vous pouvez utiliser Excel, mais d’après mon expérience, ce logiciel devient très vite difficile à utiliser et à mettre à jour. Il vaut la peine de vérifier les options logicielles disponibles pour les entreprises de toutes tailles (et de tous budgets). Les exemples incluent MS Project, Asana, Wrike, Monday.com, etc.

CULTURE

Une fois que chacun connaît clairement son rôle, qu’il possède les bonnes compétences et qu’il est soutenu par les outils appropriés, il faut voir un peu plus grand. Les projets et les équipes de projet prospèrent lorsque l’ensemble de l’entreprise s’y intéresse. Les projets d’innovation doivent être rendus publics en interne – du moins dans la mesure où la confidentialité le permet. Les succès des projets d’innovation doivent être célébrés et les mauvaises nouvelles ne doivent pas être cachées.
Il est probable que votre entreprise soit déjà douée pour ” faire tourner les affaires courantes “, vous devriez maintenant commencer à intégrer ” l’innovation ” dans votre culture d’entreprise.

Ne vous concentrez pas sur un seul élément, développez-les tous.

Les organisations qui ont essayé et échoué à améliorer leurs performances en matière de gestion de projet ont une chose en commun : elles se sont concentrées sur une seule partie de la gestion de projet. Par exemple :
Ils ont investi dans des outils de gestion de projet sans investir dans la formation du personnel. Ou ils ont fait l’inverse.
Ils ont jeté les chefs de projet dans le grand bain en les chargeant de diriger un projet majeur parallèlement à leur “travail quotidien”. Sans le soutien ou la reconnaissance de la hiérarchie.
Un cadre supérieur a demandé à une équipe non formée de travailler “en mode projet” sur un sujet. Mais aucune méthodologie de projet claire n’a été définie au sein de l’organisation. Comment l’équipe était-elle censée travailler ?
Dans tous ces exemples, on aboutit généralement à une sorte d’approche ad hoc, de patchwork. C’est peut-être mieux que rien, mais cela ne constitue pas une base solide sur laquelle s’appuyer.
Si vous souhaitez développer une capacité de gestion de projet solide et efficace, vous devez couvrir tous les aspects et les développer en parallèle.

En résumé…

La mise en place de pratiques de gestion de projet solides donnera un coup de fouet à votre innovation, mais vous devez adopter une approche globale et mettre en place tous les éléments nécessaires à votre réussite.
Vous devez sélectionner et utiliser les bonnes méthodologies de gestion de projet, veiller à ce que les bonnes personnes occupent les bons postes et leur fournir les compétences et les outils dont elles ont besoin pour faire leur travail. Tout cela s’inscrit dans une culture d’entreprise qui comprend, soutient et reconnaît la bonne gestion de projet.
Une bonne gestion de projet vous permettra de progresser vers l’innovation performante. Pour être pleinement capable de mener à bien l’innovation, il faut également savoir gérer l’ensemble du portefeuille d’innovation. Ce sujet – la gestion de portefeuille de projets – fera l’objet d’un autre article.
Les six dimensions de innovation ability

L’innovation est réalisée par les projets. Les projets sont assurés par la gestion de projet.

Une gestion de projet efficace augmentera votre taux de réussite d’innovation et réduira les pertes de temps et d’efforts. C’est encore plus vrai lorsqu’elle est associée à une gestion efficace du portefeuille.
Cet article couvre des sujets qui font partie des dimensions Compétences et capacités, Processus et Équipes du Cadre des Six Dimensions pour la réussite de l’innovation.
Trouvez plus d’informations sur le cadre des six dimensions ici.

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Pour en savoir plus

1. Project Management Institute website, (anglais) : https://www.pmi.org/
2. Wikipédia Project Management Body of Knowledge : https://fr.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge
3. PWC second global survey on the current state of project management (2007), (anglais) : https://www.pwc.com/cl/es/publicaciones/assets/insighttrends.pdf
4. PMI (2020). Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused Culture. Pulse of the Profession(anglais) : https://www.pmi.org/learning/library/forging-future-focused-culture-11908
5. Forbes article on PM methodologies (anglais) : https://www.forbes.com/advisor/business/project-management-methodologies/

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