Débloquez votre organisation pour réussir l’innovation !
Vous pouvez avoir les meilleures pratiques d’innovation au monde, mais si vos rôles et responsabilités ne sont pas clairs, vous aurez du mal à atteindre votre plein potentiel. Votre innovation prendra plus de temps, les efforts augmenteront en flèche et la frustration montera.
Que couvrira cet article ?
Je me penche ici sur comment définir clairement les rôles et responsabilités de l’innovation. Le « qui fait quoi », les choses simples qui peuvent aider ou entraver votre livraison, plutôt que les structures organisationnelles au niveau macro.
Pourquoi la clarté est importante
La clarté sur le « qui fait quoi » peut améliorer considérablement la manière dont vous livrez l’innovation, pourtant, de nombreuses entreprises luttent avec cela.
Voici comment repérer si votre entreprise a besoin d’un remaniement – si vous entendez ces phrases révélatrices dans votre lieu de travail, vous pourriez avoir des problèmes avec les rôles et responsabilités :
« Qui fait… ? »
L’indicateur que j’ai le plus rencontré est la discussion « qui fait… ? ». Vous les reconnaîtrez quand vous les entendrez. Voici quelques exemples : « Qui doit approuver ce changement dans notre projet ? », « Qui décide de la composition de l’équipe ? », « Qui approuve cette dépense ? ».
Les questions de ce type sont le signe d’une perte de temps et d’un blocage de l’innovation ; les personnes chargées de l’innovation essaient de comprendre comment faire avancer l’innovation, au lieu de la réaliser.
« L’innovation est une affaire de R&D. »
Lorsque l’innovation est exclusivement gérée par la R&D, les personnes de la R&D peuvent finir par essayer de tout faire – y compris des tâches dans lesquelles elles ne sont absolument PAS expertes, comme comprendre les consommateurs ou les clients, construire des business cases, trouver des fournisseurs ou examiner les aspects réglementaires.
Dans le meilleur des cas, l’équipe de R&D peut être aidée par les vrais experts, mais cela est très inefficace, des erreurs peuvent être commises et des opportunités peuvent être manquées. Si votre entreprise souhaite réellement commercialiser les fruits du travail de R&D, les autres fonctions devront inévitablement s’approprier pleinement leurs tâches à un moment ou à un autre, alors pourquoi ne pas commencer tôt ?
« Ce n’est pas mon travail ! »
Laisser même une seule fonction clé en dehors de l’innovation paralysera votre réalisation. Par exemple, il est lent et pénible de mettre en place et de réaliser des essais industriels lorsque les membres de l’équipe industrielle ne considèrent pas qu’ils ont un rôle à jouer dans le développement d’un nouveau produit.
« C’est mon travail ? »
Même si les rôles et les responsabilités sont clairs sur le papier, ils ne servent à rien si les gens n’en sont pas conscients, ne les reconnaissent pas ou ne les comprennent pas. Plus les rôles sont ancrés dans le cœur et l’esprit des acteurs clés, plus l’innovation sera fluide et rapide.
« Ce n’est pas ma priorité. »
Des rôles clairs ne signifient rien si l’innovation ne fait pas l’objet d’une priorité équilibrée dans l’ensemble de l’entreprise. Les gens peuvent savoir ce qu’ils devraient faire, mais s’ils n’ont pas le temps, les moyens ou le soutien de leur supérieur, ils ne seront pas en mesure de le faire. C’est particulièrement le cas si l’innovation ne représente qu’une petite partie de leur travail quotidien.
« C’est mon travail, pas le vôtre ! »
Des rôles mal définis entraînent des guerres de territoire. Qui décide si un produit est prêt pour le marché ? Les Commerciaux ? Le Marketing ? La R&D ? La Qualité ? En l’absence de clarté, les débats et les retards sont interminables.
Si vous reconnaissez l’une de ces situations, il se peut que vous deviez clarifier les rôles et responsabilités de votre organisation.
Comment procéder ?
Clarifier le « qui fait quoi » avec les tableaux RACI
RACI est un acronyme anglais pour Responsible, Accountable Consulted and Informed (réalisateur, responsable/approbateur, consulté et informé) et un tableau RACI décrit comment les différents rôles participent à l’exécution des tâches. Les tableaux RACI sont largement utilisés dans la gestion de projet et vous pouvez en savoir plus à leur sujet ici[1, 2].
Notez qu’il existe des variantes de RACI et que l’une d’entre elles répondra peut-être mieux aux besoins de votre entreprise, bien que la méthodologie de construction de la table soit la même.
Un tableau RACI bien conçu est le meilleur outil pour définir formellement les rôles et les responsabilités en matière d’innovation. Je n’entrerai pas dans les détails de la construction de votre propre tableau, mais j’ai quelques conseils à vous donner.
Trois conseils pour construire et utiliser les tableaux RACI
Lors de l’élaboration d’un tableau RACI, impliquez les personnes qui utiliseront concrètement le tableau, soit dans la conception, soit dans la validation du tableau. Prenez le temps d’expliquer les rôles et les responsabilités à vos collègues. C’est une chose d’avoir un beau tableau, mais c’en est une autre de faire en sorte que les gens comprennent et respectent les rôles et les responsabilités qu’il décrit.
Essayez d’être aussi complet que possible lorsque vous construisez vos tableaux RACI. Si vous couvrez 80 % des tâches et des rôles, les 20 % restants ne seront toujours pas clairs et pourraient ralentir la mise en œuvre de l’innovation.
Rappelez-vous que les RACI (ou leurs variantes) peuvent être utilisés pour :
Équipes de projet (chef de projet, membre de l’équipe)
Experts (juridiques, réglementaires)
Rôles de gouvernance (comité de pilotage, revue de portefeuille, comité de direction)
Rôles fonctionnels ( chefs de service et responsables business)
N’essayez pas de créer un énorme tableau RACI qui couvre tout. Il est préférable de créer plusieurs tableaux plus simples, chacun ciblant des processus spécifiques.
Au-delà des rôles individuels
Il est important de clarifier les rôles et les responsabilités et d’aligner les objectifs au niveau individuel, mais il est également important de le faire pour les groupes et les fonctions clés de votre entreprise.
Vous n’aurez peut-être pas besoin d’un RACI complet, mais l’application d’une approche structurée similaire pour définir « qui fait quoi ? » entre les unités organisationnelles sera d’une grande utilité. Par exemple, qui décide de lancer ou non votre nouveau produit mondial en Amérique du Nord ? S’agit-il de la Catégorie globale ou du Business nord-américain ?
Ceci est particulièrement important lorsque votre entreprise utilise une structure d’organisation matricielle[3, 4] et que les notions de lignes de rapport fonctionnelles et hiérarchiques s’ajoutent au mélange.
En résumé…
Des rôles et des responsabilités mal définis ralentissent l’innovation, font perdre du temps et provoquent des frustrations dans toute l’entreprise.
La bonne nouvelle, c’est que la méthode RACI, qui a fait ses preuves, est parfaite pour obtenir la clarté dont vous avez besoin, que ce soit au niveau individuel ou au niveau des fonctions de l’entreprise. Pour bien faire, ciblez vos tableaux RACI, impliquez les utilisateurs et ne laissez pas de lacunes ou de zones grises.
