Comment gérer efficacement des équipes d’innovation ?
L’innovation est une activité humaine et elle a donc besoin… de collaborateurs. Si vous ne disposez pas des bonnes personnes au bon moment, vos projets et votre programme d’innovation ne porteront pas leurs fruits. Pour éviter cela, vous devez être bon en matière de gestion des ressources d’innovation. La manière exacte de procéder dépend de votre structure et de vos objectifs en matière d’innovation. Cet article présente quelques options et vous donne quelques conseils basés sur mon expérience personnelle.
Le sujet de cet article
Cet article traite de la gestion des ressources humaines nécessaires à l’innovation.
Il s’agit de s’assurer que vous disposez d’un nombre suffisant de personnes pour mettre en œuvre votre programme d’innovation. Il s’agit également de veiller à ce que chacun sache clairement combien de temps il doit consacrer à telle ou telle activité. Il s’agit de pouvoir suivre le temps passé par les personnes, d’anticiper les pénuries de personnel et d’adapter les plans de ressources en conséquence. De plus, je ne parle pas seulement de la R&D. L’innovation est véritablement un sport d’équipe pluridisciplinaire, et il s’agit donc de toutes les personnes dont vous avez besoin pour la mettre en œuvre.
Enfin, il ne s’agit pas de la gestion des ressources humaines au sens large du terme, c’est-à-dire d’éléments tels que l’évaluation des performances, la formation et l’évolution de carrière. Il s’agit en fait de s’assurer que l’on dispose des bonnes personnes, avec les bonnes compétences, au bon moment.
Pourquoi la gestion des ressources d’innovation est-elle importante ?
1 – c’est la clé de la réussite d’un projet d’innovation
Dans diverses études, les problèmes de ressources figurent souvent parmi les dix principales raisons de l’échec des projets. Cela vaut pour tous les types de projets, et pas seulement pour les projets d’innovation.
Si votre programme d’innovation est assuré par des projets (et c’est le cas de la plupart d’entre eux), le fait de ne pas réaliser les projets signifie que vous ne réalisez pas votre programme d’innovation.
2 – vous ciblez vos ressources sur les choses qui comptent
Les êtres humains sont la ressource la plus précieuse de votre entreprise. Les mobiliser sur des projets qui échoueront probablement, c’est mobiliser toute la créativité, l’expérience, les compétences et l’expertise qui pourraient être utilisées pour d’autres activités plus fructueuses.
3 – vous avez de meilleures discussions “ressources”.
La plupart des programmes d’innovation sont limités par les ressources humaines disponibles. Comme personne n’aime entendre que son nouveau projet ne peut être lancé faute de personnel disponible, ces discussions peuvent être frustrantes pour toutes les personnes concernées.
Une compréhension claire et partagée du déploiement des ressources rend ces discussions plus transparentes et plus constructives.
4 – vous pouvez éviter la frustration, le stress et le surmenage
La plupart des gens n’aiment pas être surchargés de travail et dispersés sur un grand nombre d’activités. Cela engendre de la frustration et, dans les cas extrêmes, du stress et de l’épuisement professionnel. Une bonne maîtrise de la charge de travail individuelle permet d’éviter cela..
Si vous voulez être bon en gestion des ressources, que devez-vous faire ?
Vous devez être bon dans quatre activités connexes
ESTIMATION
Prédiction de la quantité et du type de ressources nécessaires, ainsi que du moment où elles sont nécessaires.
Cela permet d’établir les besoins en ressources pour le programme.
ALLOCATION
Affectation des personnes aux projets de la manière la plus efficace possible en tenant compte de toutes sortes de contraintes.
SUIVI
Vérification que les personnes consacrent le temps nécessaire aux projets voulus.
Détection ou anticipation des problèmes de ressources.
AJUSTEMENT
Adaptation des ressources en cas d’événements imprévus. Réaffectation des personnes entre les projets, le cas échéant.
L’Estimation et l’Allocation doivent se faire pour chaque nouveau projet entrant dans le programme d’innovation, tandis que le Suivi et l’Ajustement se font en continu pour chaque projet sur une base régulière.
De plus, de temps en temps (je recommande 2 à 3 fois par an), vous devez revoir, ajuster et communiquer à nouveau le plan global de ressources pour l’innovation.
La manière exacte dont vous réalisez chaque activité dépend des besoins de votre entreprise ainsi que de la taille et de la complexité de votre programme d’innovation. Cela dit, quelle que soit votre approche, vous aurez besoin d’un outil de gestion des ressources qui vous aidera à combiner les données sur les besoins et la disponibilité des ressources et à élaborer un plan de ressources optimal pour votre programme d’innovation.
Chaque équipe de projet doit estimer les ressources dont elle a besoin au cours du projet. Elle doit mettre à jour ces estimations au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Vous devez connaître la disponibilité dans le temps de toutes les personnes impliquées (ou susceptibles de l’être) dans la mise en œuvre de l’innovation.
Pour avoir une vue d’ensemble du programme d’innovation, les données relatives aux projets et aux personnes doivent être saisies dans un outil de gestion des ressources (feuille de calcul ou application).
L’outil de gestion des ressources doit être capable d’exécuter différents scénarios pour vous aider à trouver la meilleure affectation des personnes aux projets pour la période à venir.
À quoi ressemble alors un “outil de gestion des ressources” ?
Pour les petites entreprises ayant un nombre limité d’activités d’innovation, vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour centraliser les données relatives aux ressources. Il s’agit d’une première approche simple, mais voici un petit avertissement. Je sais par expérience que lorsque le nombre de personnes et de projets augmente, il devient rapidement difficile et fastidieux de gérer et d’utiliser une feuille de calcul.
Mon conseil : ne sous-estimez pas le moment où vous devez envisager d’utiliser une application spécialisée pour la gestion des ressources.
Avant de vous retrouver avec une énorme feuille de calcul à gérer, il vaut la peine d’envisager une appli commerciale pour la gestion des ressources. Je joins quelques liens dans la section “Pour en savoir plus” pour vous donner une idée de ce qui est disponible.
Pour les grandes organisations, vous pouvez aller plus loin et intégrer la gestion des ressources à la gestion de projets et de portefeuilles (“PPM” en anglais). Là encore, de nombreux outils logiciels existent.
Quelle que soit l’approche que vous adoptez pour cet outil, voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de la gestion des ressources d’innovation.
Conseils pour la gestion des ressources
Avec une indication de laquelle des quatre activités de gestion des ressources ils s’appliquent.
Prendre en compte TOUTES les fonctions concernées (pas seulement la R&D…)
estimation | Allocation | suivi | ajustement
Lorsque l’on parle de “ressources pour l’innovation”, on pense presque toujours à la R&D. N’oubliez pas que vous aurez besoin de personnes issues de l’ensemble de l’entreprise, et qu’il convient donc d’inclure toutes les fonctions concernées dans le plan de ressources.
Obtenir un engagement ferme de la part des fonctions habilitantes en ce qui concerne l’affectation des ressources
Allocation | ajustEment
Les “fonctions habilitantes” sont les fonctions où l’innovation ne représente pas une part importante du travail quotidien. Les personnes qui travaillent dans ces fonctions ont beaucoup de travail “non lié à l’innovation” à accomplir. Lorsque les choses se corsent, elles peuvent ne pas être en mesure de donner la priorité au temps consacré à l’innovation par rapport à leur “travail quotidien”. Il vaut la peine de consacrer du temps à s’assurer que les responsables de ces fonctions sont prêts, désireux et capables d’engager leurs ressources dans le programme d’innovation.
N’oubliez pas : personne n’est “disponible à 100 %”
Allocation | ajustEment
Même si une personne se consacre “à 100 %” à l’innovation, cela ne signifie pas qu’elle passera cinq jours par semaine à travailler directement sur des activités d’innovation. Tout le monde a du “temps hors projet” dans sa vie professionnelle. Il s’agit du temps de travail consacré à des activités qui ne font pas avancer un projet, comme la formation générale, les réunions d’équipes fonctionnelles ou l’administration du travail. Je pense que 15% de “temps hors projet” est une hypothèse raisonnable pour la plupart des fonctions, de sorte qu’une personne “dédiée à 100%” à l’innovation y consacrera probablement environ 85% de sa semaine.
Evitez la micro-gestion. La règle 80:20 s’applique
estimation | Allocation | suivi | ajustement
N’essayez pas d’atteindre une gestion parfaite des ressources pour tout et pour tous. Concentrez-vous plutôt sur les projets et fonctions clés et adoptez une approche légère pour le reste.
Réfléchissez bien à la granularité dont vous avez besoin. Plus de données = plus de travail. Pour tout le monde. Ne demandez pas d’estimations des ressources et de la disponibilité à l’heure près si une demi-journée suffit. Ne demandez pas aux gens de mettre à jour leurs plans toutes les semaines si une mise à jour tous les mois suffit.
Habiliter les équipes de projet
estimation | Allocation | suivi | ajustement
Les personnes qui effectuent le travail doivent s’approprier leurs chiffres, qu’ils soient utilisés pour l’estimation, le suivi ou l’ajustement des ressources. Les chefs de projet doivent également avoir leur mot à dire sur le processus d’allocation, en particulier s’ils ont besoin d`une personne spécifique au sein de l’équipe. Aidez les équipes en allégeant autant que possible les procédures de gestion des ressources et en leur offrant une formation et un soutien afin de maximiser les avantages par rapport aux efforts qu’elles fournissent.
La communication est primordiale
estimation | Allocation | suivi | ajustement
Il est trop facile de se perdre dans les données, les feuilles de calcul et les applis. Il s’agit d’un processus humain au cœur duquel se trouvent des personnes. Une communication claire et ouverte avant, pendant et après un cycle de planification des ressources permettra à chacun d’obtenir le meilleur résultat possible pour lui-même, ses projets et le programme d’innovation dans son ensemble.
